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【大学職員・教員での情報共有は通達が中心?】半数以上が、大学内での「双方向なコミュニケーション」に課題あり その他にも「情報が散在」「ルールが曖昧」など

~rakumo株式会社、大学の情報共有に関する実態調査を実施~

rakumo 株式会社(本社:東京都千代田区、代表取締役社長:御手洗 大祐、https://rakumo.com/)は、大学の教員・職員103名を対象に、大学の情報共有に関する実態調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。


▼調査レポート全文の無料ダウンロードはこちら
https://rakumo.com/wp/information_sharing_reserch_report/


調査サマリー






調査概要

調査概要:大学の情報共有に関する実態調査
調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー」の企画によるインターネット調査
調査期間:2022年7月13日~同年7月14日
有効回答:大学の教員・職員103名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

≪利用条件≫
1 情報の出典元として「rakumo株式会社」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL:https://corporate.rakumo.com/


大学職員・教員全体との情報共有の手段、約9割が「メール」、約4割がいまだ「紙」の実態

 「Q1.現状の大学職員・教員全体との情報共有の手段を教えてください。(上位3つまで)」(n=103)と質問したところ、「メール」が85.4%、「グループウェア(Google Workspace、サイボウス、Microsoft 365 等)」が55.3%、「紙(回覧やコピー配布 等)」が39.8%という回答となりました。

Q1.現状の大学職員・教員全体との情報共有の手段を教えてください。(上位3つまで)
・メール:85.4%
・グループウェア(Google Workspace、サイボウス、Microsoft 365 等):55.3%
・紙(回覧やコピー配布 等):39.8%

・ファイルサーバの共有フォルダ:29.1%
・チャットツール(Slack、Chatwork、LINE 等):15.5%
・校内掲示板:9.7%
・ホワイトボード:5.8%
・社内報:2.9%
・その他:0.0%
・わからない/答えられない:1.0%


情報共有における話題、約7割が「各種規定・公式文書・申請書類 等」「連絡・通達事項」

 「Q2.大学職員・教員全体と情報共有をしている話題・テーマを教えてください。(複数回答)」(n=103)と質問したところ、「各種規定・公式文書・申請書類 等」が71.8%、「連絡・通達事項」が69.9%、「会議開催案内」が61.2%という回答となりました。

Q2.大学職員・教員全体と情報共有をしている話題・テーマを教えてください。(複数回答)
・各種規定・公式文書・申請書類 等:71.8%
・連絡・通達事項:69.9%
・会議開催案内:61.2%

・イベント・行事情報:50.5%
・学内紹介(職員・教員・学科 等):42.7%
・FD・SD活動:31.1%
・学内アイディア:15.5%
・その他:1.0%
ー52歳:感染症対策
・わからない/答えられない:4.9%


「会議の議事録」や「業務引継ぎ資料」などの共有も

 Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、大学職員・教員全体と情報共有をしている話題・テーマがあれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=98)と質問したところ、「会議の議事録」「担当者交代に備えた業務引継ぎ資料」など53の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・60歳:会議の議事録。
・33歳:担当者交代に備えた業務引継ぎ資料。
・52歳:産学連携や地域貢献の話題。
・51歳:事務一般から、健康診断など福利厚生まで、幅広く。
・40歳:学生の情報。
・61歳:外部に向けた活動や外部からの取材に対する報告など。
・60歳:業務に関するすべてのファイル。
・50歳:入試関係。


55.4%が、「大学職員・教員全体でのインタラクティブな情報共有ができていない」と回答

 「Q4.あなたは、大学職員・教員全体でのインタラクティブな(双方向な)情報共有ができていると思いますか。」(n=103)と質問したところ、「あまりそう思わない」が43.7%、「全くそう思わない」が11.7%という回答となりました。

Q4.あなたは、大学職員・教員全体でのインタラクティブな(双方向な)情報共有ができていると思いますか。
・非常にそう思う:3.9%
・ややそう思う:32.0%
・あまりそう思わない:43.7%
・全くそう思わない:11.7%

・わからない/答えられない:8.7%


大学内の情報共有において、約5割が「情報の共有不足」、約4割が「情報の検索」「情報の分断」に課題の声

 「Q5.大学内の情報共有にはどのような課題がありますか。(複数回答)」(n=103)と質問したところ、「学部間・教職員間などの、横のつながりの情報共有不足」が49.5%、「ほしい情報を探すための時間・手間がかかる」が39.8%、「上層部/現場間で、情報が分断している」が37.9%という回答となりました。

Q5.大学内の情報共有にはどのような課題がありますか。(複数回答)
・学部間・教職員間などの、横のつながりの情報共有不足:49.5%
・ほしい情報を探すための時間・手間がかかる:39.8%
・上層部/現場間で、情報が分断している:37.9%

・情報が散在している・情報を集約する環境がない:35.9%
・情報共有のルールが曖昧:30.1%
・情報が必要な人に届いていない:23.3%
・特定の人のみが情報発信をしている:17.5%
・紙での情報共有であること(保存・検索・活用に不向き):16.5%
・情報の閲覧権限のコントロールができていない:10.7%
・情報を気軽に発信・共有できる方法がない:6.8%
・その他:2.9%
・特にない:9.7%
・わからない/答えられない:3.9%


他にも「情報公開の範囲」や「一方通行で双方向にはなっていないと感じる」などに課題の声も

 Q5で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q6.Q5で回答した以外に、大学内の情報共有にはどのような課題があるか、自由に教えてください。(自由回答)」(n=89)と質問したところ、「情報公開の範囲」や「一方通行で双方向にはなっていないと感じる」など43の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・40歳:情報公開の範囲。
・48歳:ルールがないこと、ルールがあっても守られないこと。
・58歳:一方通行で双方向にはなっていないと感じる。
・59歳:部局によって情報共有の意識に温度差がある。
・38歳:管理職が情報を止めてしまう。
・50歳:業務が多すぎて時間が足りない。
・52歳:特定の情報を必要な人に届けたいが、誰が担当なのか分からない。


大学内の情報共有において解決したい課題は、「横のつながりの情報の共有不足」(30.3%)が最多

 Q5で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.Q5で回答した選択肢の中で一番解決したい課題を教えてください。(複数回答)」(n=89)と質問したところ、「学部間・教職員間などの、横のつながりの情報共有不足」が30.3%、「上層部/現場間で、情報が分断している」が22.5%、「ほしい情報を探すための時間・手間がかかる」が21.3%という回答となりました。

Q7.Q5で回答した選択肢の中で一番解決したい課題を教えてください。(複数回答)
・学部間・教職員間などの、横のつながりの情報共有不足:30.3%
・上層部/現場間で、情報が分断している:22.5%
・ほしい情報を探すための時間・手間がかかる:21.3%

・情報が散在している・情報を集約する環境がない:20.2%
・情報共有のルールが曖昧:11.2%
・情報が必要な人に届いていない:11.2%
・特定の人のみが情報発信をしている:6.7%
・紙での情報共有であること(保存・検索・活用に不向き):5.6%
・情報の閲覧権限のコントロールができていない:3.4%
・情報を気軽に発信・共有できる方法がない:1.1%
・その他:2.2%
・特にない:0.0%
・わからない/答えられない:0.0%


システム上で情報共有をする際に求める機能、「誰もが直感的に使える操作性」が55.3%で最多

 「Q8.大学職員・教員全体との情報共有をシステムで行う場合、求める機能・性能を教えてください。(複数回答)」(n=103)と質問したところ、「誰もが直感的に使える操作性」が55.3%、「必要な情報をすぐに確認できる見やすさ・検索性」が45.6%、「構築・運用管理のしやすさ」が39.8%という回答となりました。

Q8.大学職員・教員全体との情報共有をシステムで行う場合、求める機能・性能を教えてください。(複数回答)
・誰もが直感的に使える操作性:55.3%
・必要な情報をすぐに確認できる見やすさ・検索性:45.6%
・構築・運用管理のしやすさ:39.8%

・どこからでも情報にアクセスできるシステム:35.9%
・他の利用サービス・システムとの拡張性がある:26.2%
・部門/役職など、情報共有先をグループ化できる:26.2%
・情報の発信者(先)・閲覧者などの権限設定の容易さ:24.3%
・職員・教員間のコミュニケーションを活性化する仕組み:21.4%
・「定型」「非定期」どちらの情報も柔軟に取り扱える:14.6%
・その他:1.0%
・わからない/答えられない:7.8%


「任意ではなく全員が必ず見る仕組み」や「手書きのメモを追加できる機能」などの機能を求める声も

 Q8で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、情報共有をシステムで行う場合、求める機能・性能があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=95)と質問したところ、「任意ではなく全員が必ず見る仕組み」や「手書きのメモを追加できる機能」など47の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・40歳:任意ではなく全員が必ず見る仕組み。
・36歳:手書きのメモを追加できる機能。
・52歳:情報を関係者以外に漏れず、漏らすことも出来ないような機能。
・53歳:システムのメンテナンスのしやすさ。
・40歳:既存のシステムとの互換性。
・61歳:セキュリティの確保。検索性の確保。
・61歳:権限設定などのセキュリティ面の強化。
・59歳:グループチャットなどの設定が容易にできる。


まとめ

 今回は、大学の教員・職員103名を対象に、大学の情報共有に関する実態調査を実施いたしました。

 大学職員・教員全体との情報共有の手段として、約9割が「メール」を使用しており、更には約4割がいまだ「紙」の実態が明らかになりました。情報共有の主な内容は、6割以上が「各種規定・公式文書・申請書類 等」や「連絡・通達事項」、「会議開催案内」が挙がりました。

 次に、半数以上が「大学職員・教員全体でのインタラクティブな情報共有ができていない」と感じていることが判明しました。具体的な情報共有における課題を伺うと、「情報の共有不足」や「情報の検索」、「情報の分断」に課題を感じる人が多い結果に。なお、特に解決したい課題は、「横のつながりの情報の共有不足」が最も多い意見でした。

 今後システムで情報共有をする際に求める機能について伺うと、「誰もが直感的に使える操作性」に一番意見が集まる他、「見やすさ・検索性」や「構築・運用管理のしやすさ」が継続して運用するにあたり必須であると考えられていることが分かりました。

 DX推進により民間企業では情報共有としてグループウェアを中心にツールが活用されている一方で、今回の調査対象である大学では、いまだ情報共有としてメールや紙を使用するケースが多くあります。そのため、今回の調査でインタラクティブな情報共有ではないと感じている教員・職員が多く、情報共有の管理に頭を抱えていることからも、誰もが直感的に使うことができ、共有側も受け取り側も悩まず楽に使えるサービスがシステム導入につながり、情報量が膨大になりがちな大学内での情報共有の課題が払拭されるのではないでしょうか。

全ての調査結果をまとめた調査レポートはこちらから
https://rakumo.com/wp/information_sharing_reserch_report/


「rakumo ボード」について



rakumo ボードは、シンプルで心地よい閲覧画面を備えた、社内の情報伝達・コミュニケーションを促進・活性化する Google Workspace と連携した「社内掲示板」です。

一般的な掲示版機能に加え、コメントや Good Job! 、速報機能など、社内コミュニケーションを活性化するための仕組みを提供します。

手触りの良い操作感と、使う人を迷わせない画面デザインの実現により、お知らせや発表、アイデア募集といった掲示に対する積極的な意見交換・情報共有が可能。社内のコミュニケーションが活性化します。

rakumo ボード の詳細については製品サイトをご参照ください。
https://rakumo.com/product/gsuite/board/


会社概要

社名:rakumo株式会社(英語表記:rakumo Inc.)
設立:2004年12月
代表者:代表取締役社長 御手洗 大祐
所在地:〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階
事業内容
・クラウド型ソフトウェアサービス rakumo 製品の開発
・rakumo 製品および Google 社関連製品の販売・導入支援・カスタマーサービス
・IT オフショア開発サービス
コーポレートサイト:https://corporate.rakumo.com/
rakumo製品サイト:https://rakumo.com/
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